Wie entsteht ein Elternbrief?

Autorin:Birgit Storr

Der Weg von der ersten Idee, einen neuen Elternbrief zu erstellen bis zum Vorliegen der  druckfertigen Endfassung, besteht aus vielen Arbeitsschritten und Etappen. 
Der erste Schritt zur Entwicklung eines Elternbriefes ist die inhaltliche Recherche. Wir verschaffen uns einen Überblick über Veröffentlichungen zum Thema, werten Fachliteratur aus und eignen uns Wissen zum Thema des Briefes an.

Haben wir umfassen recherchiert, geht es in der zweiten Phase darum, Experten aus Wissenschaft, Fachwelt und Praxis zu gewinnen, die uns bei der Erstellung des Elternbriefes als Beiräte beratend zur Seite stehen.
Unsere verschiedenen Elternbriefbeiräte sind eine wichtige Informationsquelle für uns und die Tagungen mit ihnen die nächsten Meilenstein auf dem Weg zum Elternbrief.
So berät uns als erstes ein wissenschaftlicher Beirat, als zweites ein Fachbeirat, dem Vertreter der Familien,- Jugend- und Schulbehörden angehören und drittens ein Beirat aus Fachleuten aus der pädagogischen Praxis.
Immer geht es darum: Was ist aus Sicht der jeweiligen Experten wichtig für den neuen Elternbrief?

Die Konzepterstellung schließt sich an die Beiratstagungen an. Auf dieser Etappe setzen wir uns daran, die vielfältigen Informationen aufzuarbeiten, zu systhematisieren und zu einem Konzept zusammen zu fügen. Jetzt zeigt sich auch, welche Fragen noch geklärt werden müssen. Hierzu führen wir erneut Gespräche mit Experten durch.

Sind die Recherchen ausgewertet und offene Fragen geklärt, geht es an die Konzepterstellung und die Entwicklung von Regieanweisungen. Dabei erarbeiten wir: Welche Informationen sind für Eltern wichtig? Welche Botschaften sollen vermittelt, welche Akzente gesetzt werden? Welchen Tenor soll der Brief haben? Wie sprechen wir die Eltern so an, dass wir sie auch erreichen? Die Das Konzept wird zu Regieanweisungen konkretisiert. Sie stellen eine Art Leitfaden für den/ die Autor/in dar, aus dem er/ sie genau entnehmen kann, welche Inhalte und Botschaften der Brief transportieren soll, in welchem Stil er geschrieben werden soll. Regieanweisungen enthalten zum Teil schon konkrete Formulierungen, Ideen für Überschriften und Beispiele.

Die Autorensuche folgt nun als nächster Schritt. Steht der Autor fest, führen wir mit ihm einen kleinen Workshop durch, besprechen das Anliegen und die Botschaften des Briefes, klären Fragen zu Konzept und Regieanweisungen. Wenn er hinreichend eingearbeitet ist, kann es los gehen:
Die „Regieanweisungen“ werden von ihm in einen ansprechenden Brieftext umgesetzt, das Manuskript entsteht.

Ein aufregender Moment ist es für uns, wenn das erste Manuskript auf dem Tisch liegt. Wir schauen: Ist alles drin, und so, wie wir es uns vorgestellt haben? Stimmt die Textmenge? Wir steigen in die nächste Phase, die Überarbeitung des Manuskriptes ein: Wir feilen an Formulierungen, kürzen den Text an einigen Stellen, fügen hier und da noch Informationen ein, prüfen, ob die Botschaft „rüber kommt“. Manchmal nehmen wir uns das Manuskript immer wieder vor und formulieren Absätze neu, bis wir mit der vorläufigen Endfassung zufrieden sind.

Finden wir das Manuskript gut, legen wir es den Elternbriefbeiräten zur Prüfung vor.
Jetzt wird es noch einmal spannend für uns. Wir fragen uns: Wie kommt der Text an, gibt es Kritik? Die Elternbriefbeiräte haben in der Regel vielfältige Anregungen und Ergänzungsvorschläge, die es nun einzuarbeiten gilt. Erneut setzen wir uns an den Text, ergänzen und formulieren nochmals um.
Endlich liegt die überarbeitete Fassung vor, aber das Layout und die Grafik muss noch gestaltet werden. Auch an diesem Arbeitsschritt sind wir beteiligt. Wir prüfen: Passen Layout und Text zusammen? Gefällt uns der neue Elternbrief?
Wenn alles stimmt: Endlich ist der Moment da, an dem die Endfassung des Manuskriptes „steht“. Der Elternbrief kann gedruckt und verteilt werden und wir freuen uns auf Rückmeldungen von unseren Lesern.

Einige Elternbriefe werden nicht nur in deutsch sondern auch in mehreren Sprachen heraus gegeben. Dann beinhaltet der Entstehungsprozess noch zusätzliche Schritte. Das deutschsprachige Manuskript wird von einem Coautor in die andere Sprache adaptiert, im Vorfeld führen wir Expertengespräche zur Adaption vor und passen die Regieanweisungen entsprechend an. Liegt es jetzt als fremdsprachiges Manuskript vor, wird dieses wieder ins Deutsche übersetzt, so dass es immer auch eine deutschsprachige Version vom adaptierten fremdsprachigen Elternbrief gibt.